Datenschutz

Datenschutzerklärung der Tennissparte des RSV Emden e.V.

Vorbemerkung

Wir nehmen Ihren Datenschutz sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften. Da durch neue Technologien und die ständige Weiterentwicklung dieser Webseite Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden können, empfehlen wir Ihnen sich die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen wieder durchzulesen 

Die Tennissparte des RSV Emden e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung (DSGVO).

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Die Spartenleitung der Tennissparte des RSV Emden e.V.

Normannenstraße 18

26723 Emden

Tel.: 04921/51830

E-Mail: rsvtennis1@gmail.com

Verantwortliche Stelle ist also die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

1 Allgemeines 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder 

Die Tennissparte verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Sparten- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktionen im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. 

Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. ID Nummern, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Trainerinnen und Trainer und sonstiger Funktionsträger mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung in der Tennissparte 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist die Spartenleitung nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. 

Der Leiter der Öffentlichkeitsarbeit stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Sparte insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Spartenmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. Dies gilt auch für die Platzbuchung in der App.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

6 Kommunikation per E-Mail 

Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen sparteneigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der sparteninternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Sparte, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder der Spartenleitung, Trainerinnen und Trainer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

8 Datenschutzbeauftragter 

Wenn in der Sparte in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die Tennissparte einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt der Spartenleitung nach § 26 BGB. Die Spartenleitung hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat die Spartenleitung nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

Die Voraussetzung liegt in der Sparte nicht vor.

9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 

Die Tennissparte unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Leiter Öffentlichkeitsarbeit und den Administrator vorgenommen werden. 

Der Leiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Instagram, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Spartenleiters oder des Leiter Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Leiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann die Spartenleitung nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung der Spartenleitung nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

10 Soziale Medien

Google+ Plugin

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Google Web Fonts

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Google Maps

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11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sparte dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung oder Datenweitergabe ist untersagt. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch die Spartenleitung des Vereins am 14.07.2021 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage der Tennissparte in Kraft.